Las etapas principales para una correcta implementación del Reglamento general de protección de datos son:

Análisis y Recogida de información presencial a la empresa.

Registro de Actividades de Tratamiento.

Redacción de Documentación.

Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos.

Implantación, Asesoramiento y control presencial a la empresa.

Implantación y Asesoramiento LSSI-CE

Esto incluye tareas a realizar como:

- Identificar los tratamientos existentes que se puedan considerar contenedores de datos de carácter personal.

- Establecer cuál es la persona identificada como responsable del tratamiento y encargado del tratamiento dentro de la empresa, los cuales serán responsables de autorizar al resto de usuarios para tratar los datos de carácter personal, así como identificar personas autorizadas por el tratamiento de datos, ya sea por su desarrollo laboral o externo.

- Establecer si es necesario DPO.

- Especificar las personas que tienen, por razón de su desarrollo laboral a la empresa, acceso a los datos de carácter personal, y a través de qué sistema lo hacen.

- Identificar las personas autorizadas para tratar con datos personales fuera del local del responsable de los tratamientos, sea físicamente en papel, o mediante dispositivos portátiles como ordenadores, tabletas o smartphones.

- Análisis de los grupos de Tratamiento de los datos, así como las Medidas de Seguridad técnicas y organizativas automatizadas y no automatizadas.

- Análisis de riesgos que un determinado tratamiento puede tener por el derecho de datos afectados, con el objetivo de adoptar las medidas necesarias para eliminarlos o minimizarlos.

- Detallar procedimiento actuaciones.

- Establecer cuáles son los sistemas, telemáticos y/o manuales, por los cuales se accede a los datos de carácter personal por parte de las personas vinculadas a la empresa, sean trabajadores, autónomos, o colaboradores.

- Detallar los procedimientos de copias de seguridad, la recuperación de datos, traslado, destrucción y el registro de las incidencias y el registro de las notificaciones de las violaciones de seguridad a la Autoridad de Control.

- Redacción de contratos de "Confidencialidad y Secreto" personalizados e incorporados al Documento de Seguridad con todos los trabajadores y trabajadoras de la empresa.

- Redacción de "Contratos de Prestación de Servicios con acceso a datos de terceros" personalizados e incorporados al Documento de Seguridad con los principales proveedores que tengan acceso a datos, en calidad de Encargados de Tratamiento. Los principales "Encargados de Tratamiento" serán la asesoría/gestoría, los proveedores de software, mantenimiento informático, asesores jurídicos y abogados, notarios, etc.

- Redacción de "Contratos de Prestación de Servicios con acceso a datos de terceros" personalizados e incorporados al Documento de Seguridad con los principales proveedores que tengan acceso a datos, en calidad de Encargados de Tratamiento. Los principales "Encargados de Tratamiento" serán la asesoría/gestoría, los proveedores de software, mantenimiento informático, asesores jurídicos y abogados, notarios, etc.

- Redacción personalizada de las cláusulas legales RGPD en todos aquellos formularios o documentos donde haya datos personales, como por ejemplo: presupuestos, pedidos, e-mails, fichas de clientes, acciones comerciales, facturas o contratos.

- Redacción del procedimiento interno para el cumplimiento de los derechos del interesado (acceso, rectificación, cancelación, oposición (antiguos derechos ARCO), derecho al olvido, derecho de supresión, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad.

- Recoge de todas las medidas y datos en el documento de seguridad y envío telemático.

- El Registro de Actividades de Tratamiento, tanto como responsable del tratamiento, como encargado del tratamiento, si procede.

- Documentación del análisis de riesgos realizado.

- La/s Evaluaciones de Impacto relativa/s a la Protección de Datos, si procede.

- Las medidas de seguridad implantadas.

- Las funciones y obligaciones del personal con acceso a datos personales.

La proximidad al cliente nos define. Desde la filosofía de servicio Windat, el apoyo presencial es fundamental en la gestión del Reglamento General de Protección de Datos y permite máxima comodidad y seguridad por el cliente.

No sólo proponemos y ejecutamos las acciones necesarias para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos. También somos a vuestro lado para asegurar su implementación de manera óptima.

Cada cual se focaliza en su campo de pericia, por eso Windat está allá donde hay que ejecutar todo lo referido al RGPD.

Nuestros servicios en protección de datos son siempre hechos a medida según las necesidades y particularidades de cada caso de acuerdo con el RGPD, por eso trabajamos mano a mano con el cliente desde su casa.

El control presencial a la empresa asegura la implantación, el control y el asesoramiento más adecuado.

Consúltanos y conoce todo lo que podemos hacer para vosotros.

Aseguramos la implantación de las medidas de seguridad, de las cláusulas legales a los documentos, la firma y sello de todos los documentos personalizados, contratos de confidencialidad con trabajadores, contratos de prestación de servicios con terceros, con acceso a datos y sin acceso, contratos de cesión de datos a terceros, y os ayudamos con la formación del equipo interno.

Tratamiento de datos personales según su naturaleza, ámbito, contexto y finalidades del tratamiento.

Conoce las funciones y obligaciones de todo tu personal.

Las medidas de seguridad de la información.

La gestión del Documento de Seguridad.

El tratamiento de datos personales con terceros.

El riesgo de ser sancionado.

Quién puede ver y tratar datos? Quién autoriza el acceso a la información? Quién es el responsable de seguridad? Cuando se pueden ceder datos? Cómo será la nueva normativa europea y como os afecta?

Coordinación de Actividades Empresariales.

Evaluación de necesidades.

Procedimiento de gestión de datos.

Gestión de personal externo recibido en las instalaciones.

Gestión de personal propio fuera de las instalaciones.

Las medidas de seguridad de la información.

Tratamiento de revisiones médicas.

Tratamiento de datos de salud.

En un marco más amplio, Acción Preventiva, colaborador especial de Windat, ofrece un acompañamiento al cliente hacia cotas de accidentabilidad cero mediante la mejora de la percepción del riesgo de sus trabajadores.

Sesiones "in company".

Conocer de forma teórica y práctica los principales riesgos que, en su sector, asumen en materia de Protección de Datos: las obligaciones como responsables de los tratamientos que se efectúen con los datos de carácter personal de los ciudadanos y de su personal, así como las medidas de prevención destinadas a disminuir estas implicaciones.

​Preparadas a vuestra medida y adaptadas a vuestras necesidades en cuanto a duración y contenido.

Optimizaréis el tratamiento de datos personales a la empresa mejorando el rendimiento de vuestros procedimientos de gestión.

Evitaréis riesgos innecesarios en el incumplimiento de la ley.

El desconocimiento genera incertidumbre.

Conoce las funciones y obligaciones de todo tu personal.

Las medidas de seguridad de la información.

La gestión del Documento de Seguridad.

El tratamiento de datos personales con terceros.

El riesgo de ser sancionado.

Quién puede ver y tratar datos? Quién autoriza el acceso a la información? Quién es el responsable de seguridad? Cuando se pueden ceder datos? Cómo os afecta la normativa europea?

Por una correcta implantación del RGPD, todas estas preguntas deben tener una respuesta clara y eficiente.

Una máxima de hoy en día es "hay que estar a Internet, si no, no existes". Y puede ser muy razonable pensar así, parece poco probable que una empresa o profesional no esté visible y activo a Internet como mínimo con una página web. Algunos, está claro, ya basan su negocio en la red y entonces no es un añadido, es el corazón de su actividad.

En este sentido, es imprescindible estar en Internet con total seguridad y cumpliendo los requisitos legales, entre ellos uno de los más importantes, el Reglamento General de Protección de Datos y la específica sobre Servicios y Seguridad de la Información y del  E-commerce.

Windat ofrece un servicio completo de implantación y asesoramiento.

Detalle actuaciones:

Análisis sobre el cumplimiento de la LSSI-CE. - Redacción de la cláusula de información.

Redacción de la política de enlaces.

Redacción de la política de cookies.

Redacción de los derechos de propiedad intelectual e industrial. - Limitación de responsabilidades.

Redacción de cláusulas legales sobre protección de datos.

Redacción de las condiciones generales de contratación.

Redacción de las cláusulas por el envío de comunicaciones electrónicas. - Jurisdicción y leyes aplicables.

Con la aprobación de la nueva legislación en protección de datos, por un lado, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la otra la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales, aparecen una serie de requisitos y obligaciones, sanciones incluidas, que afectan un buen número de corporaciones y negocios. Una de las obligaciones más destacadas es la incorporación de la figura del Delegado de Protección de Datos (DPD) o Fecha Protection Officer (DPO, por sus siglas en inglés).

Qué es un DPD?
Es una nueva figura profesional, especialista en derecho de protección de datos, la principal labor del cual es garantizar que se cumple la normativa en este ámbito.

En qué consiste su trabajo?
Tiene que informar, supervisar, divulgar y coordinar la política de protección de datos en la empresa o administración en la cual preste sus servicios. Además, tiene que velar por el cumplimiento de la normativa española y europea sobre el tratamiento de datos personales y asesorar sobre los riesgos que puede comportar un determinado servicio que ofrezca la compañía, lo cual se denomina Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales (EIPD). También tiene que cooperar con las autoridades de control en el supuesto de que se detecten irregularidades en el tratamiento de los datos. Sus funciones son:

A) Función de información y asesoramiento normativo:

Tiene que informar y asesorar el responsable o el encargado del tratamiento de las obligaciones normativas en protección de datos que los incumban. E informar, formar y asesorar los empleados que traten datos personales dentro de las organizaciones responsables o encargadas del tratamiento, procurando la implantación de programas de formación y sensibilización del personal en materia de protección de datos.

B) Función de supervisión del cumplimento normativo:

Tiene que supervisar el adecuado cumplimiento de las normas sobre protección de datos en la entidad u organización, implantando políticas y protocolos en protección de datos.

C) Función de cooperación y enlace con la autoridad de control:

Tiene que cooperar con la autoridad de control, o agencia de protección de datos correspondiente; actuar como punto de contacto de la Agencia para las cuestiones relacionadas con el tratamiento de datos personales incluida la consulta previa, y tiene que resolver las reclamaciones dirigidas a la Autoridad de control actuando de mediador.

D) Función de atención a los interesados:

Tiene que atender los interesados que lo soliciten, estableciendo mecanismos de recepción y gestión de las solicitudes de ejercicio de derechos por parte de los interesados y resolver reclamaciones dirigidas por interesados afectados.

Qué empresas están obligadas a tener un DPD?
Su presencia es obligatoria en las administraciones públicas (excepto los tribunales de justicia), y en cualquier empresa y entidad privada que su actividad principal consista en la observación habitual y sistemática de interesados (realizar perfiles, observar a los usuarios…) en gran volumen, durante largos periodos de tiempos y en un ámbito geográfico muy amplio.

También tienen que contar con un Delegado de Protección de Datos aquellas compañías que manejen datos de personas a gran escala sobre temas especialmente sensibles (ideología, salud, cuestiones penales…).

También están obligadas todas aquellas empresas que se encuentren en uno de los sectores empresariales del listado que contiene la LOPDGDD (consultar listado adjunto).

En cualquier caso, es recomendable que en determinados casos, a pesar de no estar obligados, se cuente con esta figura para cumplir con el principio de responsabilidad proactiva y disponer de este activo para así crear confianza a los clientes.

El DPD tiene que formar parte de la plantilla?
No necesariamente. Puede estar integrado en la plantilla o ser un profesional ajeno que ejerza sus funciones a través de un contrato de servicios. El importante es que actúe de una forma independiente. En caso de ser un trabajador interno de la organización hay que tener en cuenta que:

El DPD no recibirá instrucciones por parte de los responsables o encargados del tratamiento en cuanto al ejercicio de sus funciones como DPD.
No podrá ser sancionado o destituido por el responsable del tratamiento por el desempeño de sus funciones.
Habrá conflictos de interés con otras posibles funciones y obligaciones:
- Lugares de alta dirección.

- Cargos inferiores pero que llevan a la determinación de las finalidades y medios de tratamiento.

- Quién defienda a los tribunales al responsable o encargado en cuestiones de protección de datos.

Tanto si es externo como interno, la organización tiene que garantizar, que:

Se invita al DPD a participar con regularidad en reuniones con los cuadros directivos altos y medios.
Se recomienda que esté presente cuando se toman decisiones con implicaciones para la protección de datos. Toda la información pertinente tiene que transmitirse al DPD a su debido tiempo con el fin de que pueda prestar un asesoramiento adecuado.
La opinión del DPD se tiene siempre debidamente en cuenta. En caso de desacuerdo, el Grupo de Trabajo recomienda, como buena práctica, documentar los motivos por los cuales no se sigue el consejo del DPD.
Se consulta al DPD con prontitud una vez que se haya producido una violación de la seguridad de los datos o cualquier otro incidente.
Qué ventajas tengo al designar un DPD en mi empresa?
1.- Evitarás sanciones de la AEPD

Las sanciones impuestas por el nuevo RGPD y la LOPDGDD son muchísimo más severas que las que se conocen hasta ahora. Por lo tanto, evitar las sanciones más altas siempre es una ventaja. En el supuesto de que infrinjas cualquier de las normas de este Reglamento y Ley, el DPD tiene que ser quién intervenga entre tu compañía y la AEPD para poder esclarecer el que ha ocurrido. Sin lugar a dudas, en el supuesto de que te sancionen, este profesional será un gran recurso a favor.

2.- Evitar fugas de información

Al disponer de un DPD en tu empresa, hará que con cierta periodicidad se realicen análisis y evaluaciones de los tratamientos y las medidas de seguridad aplicadas, y con esto evitar posibles fugas de información.

3.- Tendrás un recurso a favor, si se produce una violación de los datos

Otro de los requisitos que impone la nueva normativa es que, en caso de que se dé una violación de los datos, se haga un informe en el cual se recoja el que ha pasado. Para, después, remitir este informe a la AEPD. Si cuentas con un DPD en tu organización, en caso de que esto suceda, podrás actuar de forma mucho más rápida en la hora de paliar los efectos de la filtración o vulneración de la seguridad. Así como en la hora de informar las autoridades competentes.

4.- Dispondrás de un enlace con la AEPD y con los interesados

Lo DPD será el encargado de resolver las reclamaciones que pueda hacer un interesado, que de otra forma las resolvería la AEPD y así evitar acciones posteriores. Igualmente, las solicitudes de derechos de los interesados las revisará el DPD.

5.- Transmite seguridad y confianza a tus clientes

El hecho de disponer de un DPD en tu organización asegura a tus clientes un interés y una voluntad de cumplimiento en la normativa de protección de datos y por tanto una seguridad en los datos que el cliente deposita en tu empresa.

Qué pasa si mi empresa no cuenta todavía con un DPD?
Si la empresa o administración está obligada a tener un Delegado de Protección de Datos y no lo ha incorporado se enfrenta a una multa. El nuevo reglamento incluye importantes sanciones por incumplimiento.