La llegada de las vacaciones y la campaña estival ponen de nuevo sobre la mesa un debate clásico que genera dudas tanto a usuarios como responsables de alojamientos turísticos: la gestión del DNI o pasaporte durante el registro de entrada.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha vuelto a fijar un criterio claro y contundente que prohíbe de forma rotunda fotocopiar, escanear o fotografiar completamente los documentos de identidad de los clientes. Aunque esta postura no es ninguna novedad y hace años que los organismos de privacidad insisten en ella, la persistencia de ciertas prácticas en los establecimientos ha llevado a la autoridad a consolidar resoluciones y sanciones ejemplares para proteger los derechos de la ciudadanía.
La razón de esa exigencia es tan simple como fundamental: el principio de minimización de datos. La normativa de seguridad ciudadana obliga a los hoteles, apartamentos y campings a recoger una serie de datos básicos para confeccionar el comunicado de entrada y el libro de registro, como el nombre, apellidos, número de documento, fecha de nacimiento o nacionalidad. Sin embargo, cuando un establecimiento fotografía o escanea el documento entero, está almacenando información excesiva que no necesita para nada, como la fotografía de la persona, la firma manuscrita, el nombre de los padres o la fecha de expedición. Estos datos adicionales aumentan el riesgo de suplantación de identidad o de uso fraudulento si el sistema del alojamiento sufre un incidente de seguridad o una filtración.
Para tener un verano tranquilo en materia de privacidad, el tejido empresarial y los usuarios deben asumir pautas muy claras. Para los profesionales del sector turístico, el mejor consejo es revisar de inmediato los protocolos de recepción y la herramienta informática de registro. Es necesario formar al personal para utilizar lectores que extraen únicamente el texto de los campos necesarios o volver a la verificación manual visual, eliminando la función de archivar la imagen del DNI. Así se evitan sanciones graves que pueden estropear la temporada.
Por otra parte, los usuarios deben saber que tienen todo el derecho a negarse a dejar fotocopiar su documento y pueden solicitar que los datos se anoten manualmente o mediante lectura de información estricta. La privacidad no está de vacaciones, y el equilibrio entre la seguridad pública y el respeto a nuestros derechos pasa por recoger sólo lo estrictamente necesario, evitando riesgos inútiles para ambas partes.
