El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a las empresas a garantizar la seguridad de los datos desde su concepción. Lo que llama “desde el diseño y por defecto”. Significa integrar medidas de privacidad y seguridad en sus procesos desde la fase inicial del desarrollo productos, servicios o sistemas que impliquen el tratamiento de datos personales, también en procedimientos de gestión interna. Su aplicación práctica en el ámbito empresarial abarca distintas áreas clave, como la formación interna, la relación con proveedores y la atención al cliente.
La base es minimizar la información recopilada, integrar medidas de seguridad en los procesos y, finalmente, ofrecer a los usuarios un mayor control sobre sus datos. En este sentido, la formación del personal es fundamental para evitar brechas de seguridad. Todos los empleados deben conocer sus responsabilidades en la gestión de datos personales y contar con formación continuada sobre el RGPD. Incluir programas de capacitación desde la incorporación de un trabajador y reforzar periódicamente sus conocimientos ayuda a prevenir errores que pueden derivar en situaciones indeseadas. Además, realizar simulaciones de incidentes puede mejorar la capacidad de respuesta ante posibles vulneraciones.
Por lo que respecta a la relación con proveedores, toda empresa que comparta datos con terceros debe asegurarse de que cumplen la normativa. Es imprescindible que los contratos de prestación de servicios incluyan cláusulas específicas de privacidad y protección de datos. Además, se recomienda auditar regularmente a los proveedores para verificar su cumplimiento y definir claramente las responsabilidades en el tratamiento de la información.
Otro aspecto clave es la atención al cliente, un área en la que las empresas deben garantizar la privacidad de la información que gestionan. Por ello, es fundamental utilizar canales de comunicación seguros, informar a los clientes sobre el uso que se hará de sus datos y facilitar el ejercicio de sus derechos, como el acceso, rectificación u oposición al tratamiento de su información personal.
Ahora que vuelve a salir a la luz que España es el país con más sanciones por incumplimientos de protección de datos, quizás hay que recordar que es necesario empezar desde el principio de toda actividad a valorar su gestión. O repensar lo que se está haciendo. Siempre es un buen momento para revisar las políticas de privacidad, actualizar la formación de los equipos y auditar los contratos con proveedores. A medio plazo, lo ideal es fomentar una cultura organizativa de privacidad y evaluar periódicamente la efectividad de las medidas adoptadas.
Aplicar la protección de datos desde el diseño no sólo permite evitar sanciones, sino que fortalece también la confianza de los clientes y socios comerciales. Adoptar un enfoque proactivo en la gestión de la privacidad es clave para garantizar un tratamiento seguro y responsable de la información.
